Encabezado del Acta:
- Denominación de la sociedad.
- Tipo de junta (ordinaria o extraordinaria).
- Fecha, hora y lugar de la reunión.
Análisis del Encabezado: El encabezado del acta debe ser claro y específico, proporcionando información precisa sobre la sociedad, el tipo de junta que se celebra, y los detalles de fecha, hora y lugar. Esto asegura que el contexto de la reunión sea transparente para cualquier lector del acta.
Ejemplo:
- Denominación de la sociedad: INNOVATECH S.A.C.
- Tipo de junta: Junta General Ordinaria
- Fecha, hora y lugar de la reunión: Lima, 23 de mayo de 2024, 10:00 horas, Avenida Javier Prado N° 1234, oficina 801, San Isidro.
Lista de Asistentes:
- Relación de los accionistas presentes, indicando el número de acciones que cada uno representa.
- En caso de representación, los datos del representante y el poder que lo acredita.
Análisis de la Lista de Asistentes: Incluir la lista de asistentes es fundamental para verificar el quórum y asegurar la validez de la reunión. Debe especificarse claramente quiénes son los accionistas presentes y cuántas acciones representan, así como los detalles de los representantes autorizados.
Ejemplo:
- MARÍA FERNANDA PÉREZ GÓMEZ, representando 300,000 acciones (60%).
- JUAN CARLOS RAMÍREZ LÓPEZ, representando 100,000 acciones (20%).
- ANA ISABEL TORRES SÁNCHEZ, representando 100,000 acciones (20%).
- Representante: Carlos Martín García, Gerente General, con poder otorgado por escritura pública.
Quórum:
- Confirmación de la existencia del quórum requerido según los estatutos de la sociedad y la Ley General de Sociedades.
Análisis del Quórum: El quórum es la cantidad mínima de accionistas o representantes que deben estar presentes para que la junta sea válida. Confirmar el quórum asegura que las decisiones tomadas tengan legitimidad y cumplimiento legal.
Ejemplo:
- El presidente de la Junta General confirmó que, estando presentes el 100% de las acciones, se cumplía con el quórum requerido según los estatutos de INNOVATECH S.A.C. y la Ley General de Sociedades.
Orden del Día:
- Detalle de los puntos a tratar en la junta, conforme a la convocatoria realizada.
Análisis del Orden del Día: El orden del día establece los temas que serán discutidos durante la reunión. Es esencial que esté claramente detallado y que los puntos a tratar hayan sido previamente comunicados a los accionistas en la convocatoria.
Ejemplo:
- Aprobación de estados financieros y distribución de utilidades.
- Elección de nuevos miembros del directorio.
- Transferencia de acciones de ANA ISABEL TORRES SÁNCHEZ a favor de Pedro Luis González Méndez.
Desarrollo de la Reunión:
- Descripción de los temas discutidos.
- Intervenciones de los accionistas, si son relevantes.
Análisis del Desarrollo de la Reunión: Documentar el desarrollo de la reunión proporciona un registro claro de las discusiones y decisiones. Es importante incluir intervenciones relevantes y cualquier punto significativo planteado por los accionistas.
Ejemplo:
- El presidente presentó los estados financieros del ejercicio anterior. Después de una revisión detallada, se aprobaron por unanimidad.
- María Fernanda Pérez Gómez sugirió la reelección de los miembros actuales del directorio y la inclusión de Luis Alberto Rojas, propuesta que fue aprobada por unanimidad.
Acuerdos Tomados:
- Registro de las decisiones adoptadas, con indicación del número de votos a favor, en contra y abstenciones.
- Mención específica de los acuerdos que requieren mayorías especiales según la ley o los estatutos (por ejemplo, modificaciones estatutarias, aumento o reducción de capital).
Análisis de los Acuerdos Tomados: Registrar los acuerdos tomados durante la junta es crucial para documentar las decisiones y cómo fueron votadas. Esto incluye mencionar claramente cualquier acuerdo que requiera una mayoría especial.
Ejemplo:
- Se aprobó por unanimidad la distribución de utilidades conforme a los porcentajes de participación accionaria.
- Se eligió por unanimidad a Luis Alberto Rojas como nuevo miembro del directorio.
- Se aprobó por unanimidad la transferencia de 100,000 acciones de ANA ISABEL TORRES SÁNCHEZ a Pedro Luis González Méndez.
Cierre de la Sesión:
- Hora de finalización de la reunión.
- Firma del presidente de la junta y del secretario, así como de los accionistas que deseen firmar el acta.
Análisis del Cierre de la Sesión: El cierre de la sesión debe incluir la hora de finalización y las firmas necesarias para validar el acta. Esto confirma que todos los presentes están de acuerdo con lo documentado.
Ejemplo:
- No habiendo otro asunto que tratar, siendo las 14:00 horas, se procedió a redactar y leer la presente acta, suscribiéndola todos los presentes en señal de conformidad.
- Firmas:
- MARÍA FERNANDA PÉREZ GÓMEZ
- JUAN CARLOS RAMÍREZ LÓPEZ
- ANA ISABEL TORRES SÁNCHEZ
- CARLOS MARTÍN GARCÍA
Artículos Relevantes de la Ley General de Sociedades
Artículo 134.- Actas. Formalidades
La junta general y los acuerdos adoptados en ella constan en acta que expresa un resumen de lo acontecido en la reunión. Las actas pueden asentarse en un libro especialmente abierto a dicho efecto, en hojas sueltas o en cualquier otra forma que permita la ley. Cuando consten en libros o documentos, ellos serán legalizados conforme a ley.
Análisis: Este artículo establece que todas las decisiones y discusiones de la junta deben ser documentadas en un acta. El acta puede estar en un libro, hojas sueltas, o cualquier forma permitida por la ley, siempre y cuando sea legalizada. Esto asegura que haya un registro formal y legal de las actividades de la junta.
Ejemplo:
- La empresa INNOVATECH S.A.C. utiliza un libro legalizado para registrar las actas de sus juntas generales.
Artículo 135.- Contenido, aprobación y validez de las actas
En el acta de cada junta debe constar el lugar, fecha y hora en que se realizó; la indicación de si se celebra en primera, segunda o tercera convocatoria; el nombre de los accionistas presentes o de quienes los representen; el número y clase de acciones de las que son titulares; el nombre de quienes actuaron como presidente y secretario; la indicación de las fechas y los periódicos en que se publicaron los avisos de la convocatoria; la forma y resultado de las votaciones y los acuerdos adoptados.
Los requisitos anteriormente mencionados que figuren en la lista de asistentes pueden ser obviados si ésta forma parte del acta. Cualquier accionista concurrente o su representante y las personas con derecho a asistir a la junta general están facultados para solicitar que quede constancia en el acta del sentido de sus intervenciones y de los votos que hayan emitido.
El acta, incluido un resumen de las intervenciones referidas en el párrafo anterior, será redactada por el secretario dentro de los cinco días siguientes a la celebración de la junta general.
Cuando el acta es aprobada en la misma junta, ella debe contener constancia de dicha aprobación y ser firmada, cuando menos, por el presidente, el secretario y un accionista designado al efecto.
Cuando el acta no se aprueba en la misma junta, se designará a no menos de dos accionistas para que, conjuntamente con el presidente y el secretario, la revisen y aprueben. El acta debe quedar aprobada y firmada dentro de los diez días siguientes a la celebración de la junta y puesta a disposición de los accionistas concurrentes o sus representantes, quienes podrán dejar constancia de sus observaciones o desacuerdos mediante carta notarial.
Tratándose de juntas generales universales es obligatoria la suscripción del acta por todos los accionistas concurrentes a ellas, salvo que hayan firmado la lista de asistentes y en ella estuviesen consignados el número de acciones del que son titulares y los diversos asuntos objeto de la convocatoria. En este caso, basta que sea firmada por el presidente, el secretario y un accionista designado al efecto y la lista de asistentes se considera parte integrante e inseparable del acta.
Cualquier accionista concurrente a la junta general tiene derecho a firmar el acta.
El acta tiene fuerza legal desde su aprobación.
Análisis: Este artículo especifica los elementos esenciales que debe incluir el acta, como el lugar, fecha, hora, nombres de los presentes, número y clase de acciones, resultados de votaciones y acuerdos adoptados. Además, detalla el proceso de redacción y aprobación del acta, resaltando la importancia de la firma de los participantes para su validez legal.
Ejemplo:
- La empresa asegura que cada acta incluya el lugar, fecha, hora, nombres de los accionistas presentes, el número y clase de acciones, y el resultado de las votaciones. El acta es aprobada y firmada por el presidente, el secretario y un accionista designado.
Artículo 136.- Acta fuera del libro o de las hojas sueltas
Excepcionalmente, cuando por cualquier circunstancia no se pueda asentar el acta en la forma establecida en el artículo 134, ella se extenderá y firmará por todos los accionistas concurrentes en un documento especial, el que se adherirá o transcribirá al libro o a las hojas sueltas no bien éstos se encuentren disponibles, o en cualquier otra forma que permita la ley. El documento especial deberá ser entregado al gerente general quien será responsable de cumplir con lo antes prescrito en el más breve plazo.
Análisis: Este artículo permite que, en situaciones excepcionales, el acta pueda ser documentada fuera del formato habitual, siempre y cuando sea firmada por todos los accionistas presentes y luego adherida o transcrita al libro oficial. Esto garantiza la flexibilidad en situaciones imprevistas mientras se mantiene la formalidad y legalidad del documento.
Ejemplo:
- Durante una junta realizada fuera del local habitual, los accionistas firmaron un documento especial que luego fue adherido al libro de actas de la empresa.
Artículo 137.- Copia Certificada del Acta
Cualquier accionista, aunque no hubiese asistido a la junta general, tiene derecho de obtener, a su propio costo, copia certificada del acta correspondiente o de la parte específica que señale. El gerente general de la sociedad está obligado a extenderla, bajo su firma y responsabilidad, en un plazo no mayor de cinco días contados a partir de la fecha de recepción de la respectiva solicitud.
En caso de incumplimiento, el interesado puede recurrir al Juez del domicilio por la vía del proceso no contencioso a fin que la sociedad exhiba el acta respectiva y el secretario del Juzgado expida la copia certificada correspondiente para su entrega al solicitante. Los costos y costas del proceso son de cargo de la sociedad.
Análisis: Este artículo garantiza el derecho de cualquier accionista a obtener una copia certificada del acta, incluso si no asistió a la junta. Establece un procedimiento para solicitar y obtener dicha copia, asegurando la transparencia y el acceso a la información para todos los accionistas.
Ejemplo:
- Un accionista que no pudo asistir a la junta solicitó una copia certificada del acta, la cual fue extendida por el gerente general dentro del plazo establecido.
Artículo 138.- Presencia de notario
Por acuerdo del directorio o a solicitud presentada no menos de cuarenta y ocho horas antes de celebrarse la junta general, por accionistas que representen cuando menos el veinte por ciento de las acciones suscritas con derecho a voto, la junta se llevará a cabo en presencia de notario, quien certificará la autenticidad de los acuerdos adoptados por la junta.
Corresponde al gerente general la designación del notario y en caso de que la solicitud sea formulada por los accionistas éstos correrán con los gastos respectivos.
Análisis: Este artículo permite que un notario esté presente en la junta general para certificar la autenticidad de los acuerdos adoptados, a solicitud del directorio o de un grupo significativo de accionistas. Esta medida agrega una capa adicional de veracidad y formalidad a los procedimientos de la junta.
Ejemplo:
- En una junta general crucial, el directorio decidió solicitar la presencia de un notario para certificar los acuerdos adoptados, garantizando así la autenticidad y formalidad del proceso.
Ejemplo de Acta de Junta General de Accionistas
ACTA DE JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS DE INNOVATECH S.A.C.
Encabezado del Acta: En Lima, siendo las 10 horas del día 23 de mayo de 2024, se reunieron en el local social ubicado en Avenida Javier Prado N° 1234, oficina 801, distrito de San Isidro, provincia y departamento de Lima, en Junta General Universal, los siguientes accionistas:
Lista de Asistentes:
- MARÍA FERNANDA PÉREZ GÓMEZ, representando 300,000 acciones (60%).
- JUAN CARLOS RAMÍREZ LÓPEZ, representando 100,000 acciones (20%).
- ANA ISABEL TORRES SÁNCHEZ, representando 100,000 acciones (20%).
- Representante: Carlos Martín García, Gerente General, con poder otorgado por escritura pública.
Quórum: El Presidente de la Junta General confirmó que, estando presentes el 100% de las acciones, se cumplía con el quórum requerido según los estatutos de INNOVATECH S.A.C. y la Ley General de Sociedades.
Orden del Día:
- Aprobación de estados financieros y distribución de utilidades.
- Elección de nuevos miembros del directorio.
- Transferencia de acciones de ANA ISABEL TORRES SÁNCHEZ a favor de Pedro Luis González Méndez.
Desarrollo de la Reunión:
- Aprobación de estados financieros y distribución de utilidades: El presidente presentó los estados financieros del ejercicio anterior. Después de una revisión detallada, se aprobaron por unanimidad.
- Elección de nuevos miembros del directorio: María Fernanda Pérez Gómez sugirió la reelección de los miembros actuales del directorio y la inclusión de Luis Alberto Rojas, propuesta que fue aprobada por unanimidad.
- Transferencia de acciones: La accionista Ana Isabel Torres Sánchez manifestó su deseo de transferir sus 100,000 acciones al señor Pedro Luis González Méndez, identificado con DNI No. 12345678. Los demás accionistas, al no ejercer el derecho de preferencia, aprobaron por unanimidad la transferencia.
Acuerdos Tomados:
- Se aprobó por unanimidad la distribución de utilidades conforme a los porcentajes de participación accionaria.
- Se eligió por unanimidad a Luis Alberto Rojas como nuevo miembro del directorio.
- Se aprobó por unanimidad la transferencia de 100,000 acciones de ANA ISABEL TORRES SÁNCHEZ a Pedro Luis González Méndez.
Cierre de la Sesión: No habiendo otro asunto que tratar, siendo las 14:00 horas, se procedió a redactar y leer la presente acta, suscribiéndola todos los presentes en señal de conformidad.
Firmas:
- MARÍA FERNANDA PÉREZ GÓMEZ
- JUAN CARLOS RAMÍREZ LÓPEZ
- ANA ISABEL TORRES SÁNCHEZ
- CARLOS MARTÍN GARCÍA
